در این شماره از ماهنامه تجارت طلایی می‌خواهم مقاله‌ای در رابطه با روند افزایش بهبود کیفیت مدیریت و اهرم مدیریتی توضیحاتی ارائه دهم. یکی از چهار هدف شما به عنوان یک مدیر افزایش کیفیت و کمیت خروجی شما نسبت ورودی است. راه‌های گوناگونی برای افزایش و حتی چند برابر کردن بازدهی شما به عنوان یک مدیر وجود دارد که در ادامه به شرح آن می‌پردازم.
بیشتر کار کنید
زمانی که به محل کار می‌رسید تمام زمانتان را به کار اختصاص دهید، وقت تلف نکنید، گفت‌و‌گوهای بی اساس نداشته باشید، مدام قهوه نخورید یا روزنامه نخوانید بلکه فقط و فقط کار کنید. این موضوع حقیقت دارد که بیشتر افراد تنبل هستند گفتن آن درست نیست اما همه این موضوع را می‌دانند بیشتر افراد به دنبال راحت‌ترین کار هستند و سعی دارند حداقل کار را در طی روز انجام دهند. در حقیقت، حداقل 50 درصد از زمان کار صرف گفت‌و‌گو با همکاران، وب‌گردی، روزنامه‌خوانی، انجام کارهای شخصی مانند خرید، دیر آمدن و زود رفتن می‌شود. افراد تنبل بازدهی کاری خوبی ندارند شما با عادت کار تمام وقت می‌توانید خود را از همکاران خود متمایز کنید؛ بیشتر کار کنید و شایعه سخت‌کوش‌ترین کارمند را در سازمان پراکنده کنید. هیچ چیز بهتر از این شایعه که شما سخت‌کوش‌ترین فرد هستید شما را در پیشرفت‌تان یاری نمی‌کند.
سریع باشید
راهی دیگر برای افزایش بازدهی شما این است که طولانی‌تر کار کنید، افراد عادی 32 الی 40 ساعت در هفته کار می‌کنند و نصف این زمان هم در محیط کار صرف کارهای جانبی می‌شود. درآمد افراد باید طبق کم کاری آنها کمتر شود چون معمولاً آنها کارهایی انجام می‌دهند که برای‌شان مفرح و آسان است تا اینکه ارزشمند، بزرگ و مهم باشد. شما می‌توانید بازدهی خود را با فرمولی ساده دو برابر کنید؛ کمی زودتر آغاز کنید، کمی بیشتر کار کنید و کمی دیرتر بروید.
اگر ساعت کاری شما 9 تا 5 بعداز ظهر است باید عادتی ایجاد کنید که کار را از ساعت 5/7 یا 8 صبح آغاز و تا 6 بعداز ظهر ادامه دهید، حتی وقت ناهار را هم کار کنید. این زمان‌بندی روزانه 3 ساعت زمان بیشتر برای کار به شما ارائه می‌دهد و در نتیجه کارایی شما را دو برابر می‌کند.
کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
کارهای مهم و بیشتری انجام دهید قبل از شروع کار فهرستی تهیه کنید و الویت‌ها را در این فهرست مشخص کنید. قانون 20/80 را به خاطر داشته باشید که می‌گوید 80 درصد ارزش کاری شما در 20 درصد از کارهایی است که انجام می‌دهید.
طبق قانون3، 90 درصد ارزش کاری شما می‌تواند تنها در 3 کاری باشد که شما انجام می‌دهید. آیا می‌دانید آن کارها کدام هستند؟ اگر تنها می‌توانستید 3 کار را در طی روز انجام دهید، آن کارها کدامند؟ پاسخ‌های شما جواب به آن پرسشی است که برای چه کاری اینجا هستم و حقوق می‌گیرم؟
خودتان را تحت فشار بگذارید
سوال مهمی است که باید در ابتدای هر روز کاری پرسیده و به آن جواب داده شود این است که: « اگر قبل از خروج یک ماهه از شهر تنها بتوانم یک کار انجام دهم، آن کار چه خواهد بود؟»
جواب شما هر چه باشد قبل‌از هر کاری آن کار را انجام دهید. ایمیل‌هایتان را کنترل نکنید، قهوه دیگری ننوشید یا سرتیترهای روزنامه را مطالعه نکنید، با دوستانتان سرگرم گفت‌و‌گو نشوید، سرتان را پایین بیندازید و فقط به مهم‌ترین کار خودتان بپردازید و تا زمانی که صد در صد کارتان را تمام نکرده‌اید به همان کار بپردازید.
اگر هر روز را با اتمام یک کار تمام کنید، بازدهی شما به طور چشمگیری افزایش خواهد یافت بهتراز آن، این است که شما حس فوق‌العاده‌ای نسبت به خودتان پیدا می‌کنید، حس پیروزی به عنوان شخصی کارآمد؛ چون واقعاً کارآمد هستید.
کار را گروهی انجام دهید
یک تیم سازماندهی شده خوب که شامل تعداد کمی از افرادی باشد که با هم کار می‌کنند، خیلی بهتراز افراد زیادی که به طور جداگانه و مجزا کار می‌کنند بازدهی دارد بنابراین کار را بین چندین نفر تقسیم کنید، ولی با هم و هماهنگ با هم کار کنید.
هر زمان که ممکن باشد وظایف را تقسیم، واگذار و بخش‌بندی کنید تا کارهای مهم بیشتری در زمان کمتر انجام شود، حداقل 70 درصد از کارها را واگذار کرده و با هماهنگی کار کنید تا بازدهی کلی شما بالا برود.
کارها را دسته بندی کنید
زمانی که چندین کار مشابه را هم زمان انجام می‌دهید خیلی سریع از منحنی یادگیری به سرازیری می‌افتید، کاری که تکرار می‌شود خیلی کمتر از قبل زمان می‌برد. زمانی که 7 تا 10 کار مشابه مثل کنترل کردن ایمیل، نوشتن گزارش یا هر چیز تکراری دیگر را انجام دهید تکمیل کار در 20 درصد زمانی که قبلاً برای انجام آن وقت می‌گذاشتید به اتمام خواهد رسید.
از طرف دیگر، شروع یک کار و انجام کار دیگر، بازگشت به کار و بعد توقف و انجام کاری دیگر، می‌تواند تا حدود 50 درصد وقت بیشتری از شما بگیرد. تمرکز یک سویه و تمرکز برای بازدهی بالا بسیار حیاتی است.
خود را کارخانه‌ای فرض کنید با ورودی، فرآیند کار و خروجی کاملاً یک سویه بر مهم‌ترین خروجی کار خود متمرکز شوید و زمانی که کار را آغاز می‌کنید، تمام زمان خود را به کار اختصاص دهید.
افراد مناسب را استخدام کنید
توانایی شما در استخدام افراد مناسب برای انجام کارهایتان به اندازه هر عامل دیگر در موفقیت شما تاثیر دارد اگر نتوانید افراد مناسب با مهارت‌ها، دانش و توانایی متناسب با کار را استخدام کنید در نهایت باید بسیاری کارها را به تنهایی انجام دهید. مدیرانی که نتوانند از طریق دیگران کار خود را به چند بخش کاری تقسیم کنند، هرگز نمی توانند ارتقاء شغلی پیدا کنند.
دانیل کانمن در کتاب پرفروش خود به نام "تفکر سریع و آهسته" توضیح می‌دهد که فعالیت‌هایی وجود دارند که لازمه آنها تفکر سریع، تند، غریزی و استدلال ذهنی می‌باشد که در مورد آنها باید تصمیم سریعی اتخاذ کرد؛ مثل تغییر لاین در رانندگی. از طرفی دیگر فعالیت‌های دیگری هستند که لازمه آنها تفکر آهسته است که در مورد آنها باید به آرامی فکر کرد،تا با جمع‌آوری اطلاعات و تمرکز کامل، به آرامی تصمیم‌گیری نمود. به همین دلیل است که پیتر دراکر گفت: «تصمیم‌گیری‌های آدم‌های سریع معمولاً تصمیم‌های آدم‌های اشتباه هستند.»
روی نوشته بر کاغذ فکر کنید
برای استخدام فرد مناسب با تفکر بر نوشته روی کاغذ شروع کنید ویژگی‌های کامل فرد مناسب برای این جایگاه خاص را بنویسید هر ویژگی از جمله توانایی، مهارت یا استعدادی که یک کاندیدای ایده‌آل باید داشته باشد را مشخص کنید، گویا می‌خواهید به کارخانه‌ای فرد موردنظر خودتان را سفارش دهید تا بسازد.
سپس کار یا کارهایی را که می‌خواهید این فرد انجام دهد بنویسید نتایج دلخواه خود را از انجام این کار یادداشت کرده و آن را قابل سنجش کنید و استعدادها و مهارت‌های لازم برای فرد جهت دستیابی به آن نتایج را مشخص کنید سپس خلق‌و‌خو و شخصیت شخص ایده‌آلی را که می‌خواهید استخدام کنید شرح دهید.
در این مرحله کاملاً خودخواهانه رفتار کنید مطمئن شوید که فقط شخص مورد علاقه‌تان را انتخاب می‌کنید که در عین احترام از همکاری با او لذت می‌برید. مورد قبول بودن ویژگی اساسی در تمام روابط انسانی است و شما باید این مسئله را به عنوان یکی از معیارهای خود برای استخدام افراد در نظر داشته باشید.
فرمول SWAN
فرمول SWAN به شما دستورالعمل چگونگی انتخاب بهترین افراد را ارائه می‌کند.
اولین حرف S، اول کلمه Smart به معنی باهوش است به دنبال افراد باهوش، زرنگ و کنجکاو باشید که ضمناً مثبت هستند و هم به شما و هم کار علاقه دارند.
دومین حرف W، اول کلمه Work hard به معنی سخت‌کوشی و پرکاری است به خاطر داشته باشید بیشتر افراد تنبل هستند و فقط به دنبال جایی هستند که بتوانند در نقش کسی دیگر تنبلی کنند شما به دنبال کسی باشید که به سخت‌کوشی و پرکاری معروف است. در طی مصاحبه، راه خوبی برای امتحان سخت‌کوشی افراد وجود دارد بگویید: « غالباً ما مجبوریم عصرها و آخر هفته‌ها برای کارهای مهم کار کنیم نظرت در این مورد چیست؟»
بهترین کاندیدها بلافاصله می‌گویند: « اگر این شغل را به دست بیاورم برای موفقیت هر کاری که لازم باشد انجام می‌دهم» اگر فرد کاندید، مِن و مِن کرد و در مورد زمان لازم برای کارهای خصوصی یا اجتماعی‌اش گفت، چیزی که لازم است را فهمیده‌اید این فرد نمی‌تواند خیلی فعال باشد و با دستمزد شما به تعطیلات خواهد رفت و همچنان این کار را ادامه می‌دهد.
سومین حرف A، اول کلمه Ambitious به معنی انگیزه است بهترین کارکنان آنهایی هستند که شغل شما را به عنوان سکوی پرش برای رسیدن به چیزهای بهتر در آینده می‌بینند آنها باور دارند که پذیرش شغل پیشنهادی شما و داشتن بهترین بازدهی کاری برای شما، درهای زیادی به رویشان باز خواهد کرد.
آخرین حرفN، اول کلمه Nice به معنی خوب و مقبول است، همیشه افراد خوب را انتخاب کنید و همیشه افرادی را استخدام کنید که خودتان شخصاً از آنها خوشتان می‌آید نه اینکه این موضوع تنها معیار انتخاب باشد البته نقش بسزایی در انتخاب دارد. افراد خوب، بهتر با دیگران کنار می‌آیند و به عنوان بخشی از تیم عملکرد خوبی دارند، در زمان مشکلات سرحال‌تر از بقیه هستند و حضور داشتن در کنارشان حس خوبی به ما می‌دهد برعکس کسانی که منفی و بدبین هستند و حس منفی القاء می‌کنند.
